M-FILES, GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Implementazione estremamente rapida
Installazione semplice e veloce, ideale per avviare un sistema di gestione documentale senza risorse e costi eccessivi. La pianificazione di backup per tutti i dati contenuti è integrata nativamente. C’è inoltre possibilità di sincronizzare più server remoti regalando ottime performance tra sedi distanti, anche se collegate con una banda ridotta, offrendo nel contempo soluzione per la business continuity. La sua semplicità non richiede personale IT specializzato.

Facilmente GDPR compliant
Le operazioni di estrazione e riarchiviazione dei documenti eliminano i problemi legati a modifiche simultanee; le versioni precedenti dei documenti sono preservate in maniera automatica; viene mantenuto un log delle modifiche con nome utente, data, ora e commenti; vengono attribuiti automaticamente nomi e numeri progressivi. Semplici impostazioni e permessi personalizzabili di lettura e scrittura riducono il rischio di errore umano; è inoltre possibile nascondere i documenti sensibili mantenendo comunque un unico luogo di archiviazione.
Ed è pienamente integrabile con Active Directory.

Importazioni automatiche da fonti diverse
E’ possibile definire collegamenti attivi con database esterni, come CRM software gestionali ecc. ed importazioni automatiche da cartelle, condivisioni di rete, da qualunque scanner e dispositivo multifunzione, da messaggi e-mail dal server di posta.


Si usa come Windows
La formazione necessaria per gli utenti è ridottissima: l’archivio crittografato dei documenti è visto e gestito come fosse una normale unità fisica, supportando il drag & drop ed integrandosi perfettamente con tutte le applicazioni Windows, Office, CAD, gestionali di magazzini e produzione ecc, con i comuni comandi conosciuti come doppio click, Apri, Salva, ecc
Il lavoro di squadra è inoltre garantito da funzionalità di WorkFlow dei documenti e da routine di notifiche via e-mail.

Lavoro protetto da remoto ed offline
Gli utenti in mobilità possono vedere, creare, modificare e archiviare documenti, su PC o sui diversi device, sia in modalità  cloud che in modalità off-line, con un sistema di sincronizzazione automatica alla successiva riconnessione. Oltre che attraverso l’applicazione, con la modalità Web Access i documenti possono essere inoltre disponibili anche attraverso un semplice browser.

Categorizzazioni personalizzate dei contenuti
Grazie alla ricerca immediata e le viste dinamiche non si perde tempo a rintracciare le informazioni, il motore di ricerca integrato aiuta a trovare il documento giusto semplicemente digitando poche lettere nel box di ricerca veloce. Si possono vedere dinamicamente i documenti in qualunque struttura verticale: M-Files rende disponibile il medesimo documento su più cartelle (o viste), mantenendone l’unicità dello stesso, e fornisce le più avanzate funzionalità di strutturazione dei meta dati, incluse liste multi-selezione e campi filtrati, relazioni tra documenti e utilizzo di raccolte e modelli.

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