MANAGED DOCUMENT SERVICES

OBIETTIVO: RIDUZIONE DEL COSTO SOSTENIBILE

 

Le imprese, spendono in media tra il 3% e il 5% del proprio fatturato per produrre, gestire e distribuire documenti (fonte Aidoc e Gartner).

La stampa dei documenti, quindi, rappresenta una voce dei costi di gestione tutt’altro che trascurabile. In un simile scenario la vera difficoltà del management aziendale risiede nella capacità di tenere sotto controllo sia i costi che determinano il Total Cost of Ownership (TCO), ovvero l’acquisto e la manutenzione della tecnologia, la gestione dei consumabili ed i servizi connessi, sia quelli indiretti legati alla produttività dei singoli dipendenti, ai costi di infrastruttura, agli ingombri di spazio e all’eccesso di tecnologia disponibile non utilizzata.

Il ricorso ad un unico fornitore per tutte le esigenze legate ai consumabili, servizi e assistenza, può portare ad un risparmio fino al 40% dei costi complessivi. I costi indiretti, viceversa, devono essere affrontati attraverso una razionalizzazione dei processi interni di stampa e gestione dei documenti.

Document Services

I sistemi multifunzione

I sistemi multifunzione, grazie alla possibilità di interfacciarsi con la rete, stanno eliminando le barriere che esistono tra il mondo cartaceo e quello digitale ma, ancor più, stanno cambiando radicalmente le Procedure per la distribuzione dei documenti. Nell’ambito della gestione documentale, inoltre, il sistema multifunzione può contribuire in modo significativo a realizzare alcuni processi ed attività che attengono all’interno ciclo di vita del documento:

  • Cattura, creazione e classificazione
  • Pubblicazione e distribuzione
  • Archiviazione e conservazione

Ogni sistema multifunzione è in grado di supportare le diverse fasi e attività che consentono di realizzare un primo livello di “GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE” ed essere quindi il fulcro di base per gli sviluppi futuri. Da questo primo nucleo funzionale con l’integrazione di soluzioni documentali, arriviamo all’archiviazione ottica sostitutiva con firma digitale a norma di legge.

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